La construcción se benefició de muchos avances tecnológicos en los últimos años. Una de las herramientas más valiosas hoy disponibles para quienes trabajan en el rubro es el software de presupuestos. Le permite a quien estima proyectar un panorama más preciso de cada obra y le da a la empresa un enfoque más ordenado para sus proyectos, lo que facilita alcanzar sus objetivos.
Desde su aparición en el mercado, los sistemas de presupuestos de obra se volvieron cada vez más intuitivos, y ayudan a elegir programas específicos para cada tarea y plataformas personalizadas para armar estimaciones de manera más eficiente.
Cada vez más empresas reconocen el valor de un software de presupuestos y eligen usarlo por encima de las formas tradicionales de estimar, como las planillas o la documentación manual. Veamos los beneficios más significativos de usar un software de presupuestos de obra.
El beneficio más significativo de usar un software de presupuestos de obra es la velocidad que aporta. No hay otro producto de software que le ahorre tanto tiempo y dinero a tu empresa.
Usar un software de presupuestos de obra te va a permitir:
Como el software le va a ahorrar a tu empresa tiempo y dinero valiosos, el gasto inicial de comprarlo se justifica de sobra a la larga.
Poder llevar un registro preciso del costo real de tu mano de obra, de los gastos de subcontratistas, de los equipos y de los materiales es esencial para tu empresa constructora. También es importante poder seguir los pedidos pendientes, los materiales acopiados y los ya colocados. Un software de presupuestos habilita esa precisión y te permite definir el costo verdadero más aproximado de tus obras.
Es común que una constructora suponga que puede estimar sus obras con más precisión por su cuenta, sin software. Lamentablemente no es así: nunca vas a poder superar la capacidad de procesamiento de una computadora ni contemplar variaciones con esa exactitud y esa velocidad.
Tal vez puedas tirar rápido un número que te gane un contrato, pero cuando llegue el momento de arrancar la obra, tu equipo va a quedar corriendo detrás para ver cómo hacen para cumplir con la cotización que estimaste a mano.
Otro beneficio valioso de usar un software de presupuestos es una mejor gestión de la obra. El software le permite a todo tu equipo alinear sus operaciones con más eficiencia, y eso puede dar los siguientes resultados:
Los estudios muestran que la mayoría de las contratistas profesionales prefiere el software de presupuestos por encima de otros métodos de estimación de costos, porque les permite optimizar mejor su flujo de trabajo y su tiempo, además de contemplar mejor las variaciones que suelen aparecer.
Cuando usas un software de presupuestos de obra, tu empresa va a poder armar estimaciones con procedimientos similares cada vez que empieza una obra nueva. Eso aporta consistencia a todos los alcances, porque usar siempre los mismos procedimientos, herramientas y fórmulas te permite confiar en que tus datos son fiables.
También hay opciones de software que mantienen una base de datos de costos y precios actualizable, lo que ayuda a quien estima a evitar desvíos. Estas funciones hacen posible analizar obras pasadas de manera cruzada, establecer plazos de construcción realistas e implementar buenas prácticas.
Junto con la velocidad, la precisión, la consistencia y una mejor gestión, un software de presupuestos ayuda a mejorar el profesionalismo general de tu empresa. Hoy el rubro de la construcción es cada vez más competitivo. No querrás que tu negocio se quede atrás por usar procesos anticuados y tecnología poco efectiva. Generar cotizaciones a tiempo y reportes precisos ayuda a que tus clientes confíen más en tu empresa.
Llevar el registro de todos los gastos de equipos, materiales, mano de obra y del costo general de tus obras exige mantenimiento constante. Un software de presupuestos vuelve más cómodo ese proceso, porque entrega la mejor estimación posible de cada obra y contempla las variaciones para que puedas planificar con anticipación.
Puedes guardar toda la información relevante de obras anteriores, y así eliminas muchas de las tareas manuales necesarias para seguir tus gastos. El software también facilita comunicarse y editar las obras de manera virtual, lo que le simplifica todavía más a tu equipo gestionarlas y ejecutarlas.
Un software de presupuestos ayuda a medir los plazos de entrega de los materiales. También le permite a una contratista programar y administrar su mano de obra de manera más efectiva. Eso ayuda a evitar el desperdicio de energía y recursos, porque todos los materiales, la mano de obra y el equipamiento que necesita la obra quedan claramente detallados.
Si bien las soluciones de software actuales vuelven la estimación de costos mucho más fácil que antes, el papel de quien estima es tan importante como siempre. Tu software puede ordenar el proceso, pero hay buenas prácticas que todo estimador con experiencia debería aplicar igual. Cuando se cumplen, ayudan a lograr estimaciones más precisas. Estas son algunas que tu empresa debería considerar:
Identificar los costos indirectos es esencial para armar una estimación precisa. Idealmente, esto lo hace un estimador profesional con bastante experiencia previa.
Quien estima va a examinar las condiciones contractuales para determinar cuáles pueden impactar en los gastos indirectos. Los costos indirectos pueden surgir de trabajos que no se pueden atribuir a elementos específicos de la estructura de desglose. Estimar con precisión las horas de mano de obra necesarias para completar las tareas afecta directamente el tamaño del equipo, los seguros necesarios y el monto de los salarios a pagar, y eso lo vuelve un componente crítico de tu forma de trabajar.
Quien estima debería seguir de cerca todas las normas y estándares del rubro para las unidades de medida. También tiene que completar periódicamente los documentos de costos y respetar los procedimientos de registro de una manera que vuelva el trabajo verificable y fácil de compartir con otro estimador.
Quien estima también es un factor importante en el seguimiento de los costos en obra. Eso permite comparar los costos reales contra los estimados. Comparando el gasto real y el planificado puedes identificar qué áreas de la estimación son precisas, cuáles no y el motivo de cualquier diferencia. Quien estima también es responsable de evaluar el impacto de las órdenes de cambio, para que contratistas y clientes puedan determinar si son razonables.
Quien estima puede tener que usar habilidades especializadas como la ingeniería de valor, que en general apunta a mejorar la relación entre función y costo. La ingeniería de valor suele ser una tarea aparte, pero es crítica al momento de dar formato a una estimación, para poder intercambiar costos y evaluar el efecto del proceso. Si no atribuyes los costos por rubro en un formato fácil de entender, determinar el efecto de la ingeniería de valor se vuelve mucho más difícil.
Quien estima se ocupa de evaluar las propuestas de los subcontratistas, teniendo en cuenta especialmente su desempeño en obras anteriores. Va a revisar los planos buscando precisión y constructibilidad, y va a evaluar cómo los requerimientos de cronograma del cliente afectan la ejecución.
El software de estimación de costos es uno de los sistemas más beneficiosos para quienes trabajan hoy en construcción. Te permite trabajar de manera más eficiente y mejora mucho la precisión de tu planificación, y así te ahorra tiempo y dinero para terminar tus obras en fecha y por debajo del presupuesto.
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