Las órdenes de cambio en obra son inevitables. Muchas responden a razones válidas, pero otras son consecuencia de una mala planificación y gestión. Esas órdenes evitables e innecesarias pueden arruinar el cronograma de una obra y hacer que se dispare el presupuesto.
Aunque no puedas evitarlas todas, sí hay prácticas generales que reducen muchísimo las inesperadas. En esta guía vas a encontrar consejos concretos para reducir las órdenes de cambio no deseadas en tu obra.
Una orden de cambio es el procedimiento para modificar el cronograma, el precio o el alcance de un contrato de obra. Pueden surgir por distintos motivos:
Los cambios pedidos por el cliente son la causa más común. Son fáciles de anticipar y relativamente simples de manejar. En cambio, los que nacen de problemas no detectados, fallas de proyecto o errores de interpretación son mucho más difíciles de prever y administrar.
Sea cual sea el motivo, una orden de cambio puede generar gastos importantes no previstos, y derivar en reclamos, juicios y relaciones rotas.
Es poco probable que las evites por completo, pero hay procedimientos que reducen su frecuencia y amortiguan su impacto. El objetivo es atacar las causas de raíz, y eso requiere el compromiso de todos los involucrados en la obra.
El primer paso para amortiguar el efecto de las órdenes de cambio es tener un plan para manejarlas antes de que arranque la obra. El contrato siempre debería incluir el procedimiento para iniciar, autorizar, ejecutar y pagar todo trabajo por orden de cambio.
Tener el procedimiento definido de antemano evita órdenes no autorizadas y otras disputas, y reduce el impacto sobre el cronograma y el presupuesto. El procedimiento debe documentar con claridad los pasos a seguir cuando se detecta una posible orden de cambio.
El contratista necesita entender exactamente qué tiene que construir. Cuando la documentación no da suficiente detalle, es muy fácil que interprete mal el proyecto o sus obligaciones contractuales.
Esos errores son una causa habitual de órdenes de cambio. Para evitarlos es clave que la documentación sea clara: planos y especificaciones que tanto el contratista como los subcontratistas puedan entender sin confusión. Hay que incluir todos los detalles necesarios, con notas claras y concisas, y planos que cumplan los estándares aceptados de arquitectura e ingeniería.
Proyectar un edificio involucra muchas disciplinas. La mayoría de los equipos incluye arquitectura, ingeniería civil e ingenierías eléctrica, mecánica y sanitaria. Las obras más complejas pueden requerir además especialidades más puntuales.
Los aportes de todas esas disciplinas tienen que encajar entre sí para que el proyecto sea funcional y construible. Errores de coordinación (por ejemplo, que el caño de desagüe pluvial y el sanitario se crucen a la misma cota) terminan en órdenes de cambio caras si no se detectan durante el proyecto. Una buena coordinación entre especialidades elimina ese tipo de problemas.
Los contratistas y demás profesionales con experiencia de campo son un activo clave durante la planificación y el proyecto, porque pueden evaluar si algo es construible. Su experiencia directa les permite detectar rápido los elementos poco prácticos. Tener al contratista dentro del proceso de proyecto, cuando los errores todavía son fáciles de corregir, protege mucho frente a futuras órdenes de cambio. Esperar hasta la obra para descubrir elementos inconstruibles te expone a más cambios y a demoras bastante más largas.
No todos los sistemas de contratación permiten la misma colaboración entre contratista y proyectista. El tradicional diseño-licitación-construcción limita la participación del contratista a la etapa de licitación. Otros esquemas, como el diseño y construcción integrados, están pensados para sumarlo desde el principio.
Las demoras y los sobrecostos suelen venir de condiciones imprevistas: fallas estructurales ocultas, riesgos bajo tierra o instalaciones eléctricas y sanitarias obsoletas. Por desgracia, muchas veces no se detectan ni se contemplan antes de arrancar, y recién aparecen con la obra en marcha.
Descubrir todas las fallas y riesgos es imposible sin estudios invasivos y caros. Aun así, el equipo debería priorizar la revisión del terreno o del edificio existente en busca de indicios de problemas.
También conviene tener procesos de gestión de riesgos que permitan identificar, cuantificar y asignar una medida de control a cada costo potencial. Y reservar un fondo de contingencia como colchón extra del presupuesto, por si aparecen órdenes de cambio derivadas de imprevistos.
Tener un proceso de control de calidad en todas las etapas y niveles de la obra ayuda a reducir la cantidad de órdenes de cambio. Eso incluye el proyecto, las especificaciones y los cambios de ingeniería, la documentación técnica, los informes de ensayo e inspección y demás procedimientos previstos en el contrato.
Con ensayos e inspecciones en cada etapa detectas los problemas antes, lo que reduce las órdenes de cambio más adelante. Además baja los costos, porque es menos probable que tengas que volver atrás a arreglar algo con la obra avanzada.
La mayoría de las órdenes de cambio las inicia el cliente. Es común que tenga ideas nuevas o dudas cuando ve el edificio tomando forma. Por eso conviene que anticipe posibles cambios de diseño y se prepare evaluando alternativas antes de construir.
Si se puede, lo ideal es cotizar soluciones alternativas al diseño final durante la etapa de licitación. Así el cliente tiene claro cuánto pagaría si decidiera avanzar con el cambio. Tener la alternativa ya cotizada también le permite reservar los fondos necesarios para pagarla.
Cotizar alternativas quizá no reduzca la cantidad de órdenes de cambio, pero las vuelve más previsibles y fáciles de manejar. También acorta las demoras, porque el equipo de proyecto puede preparar su solución de antemano.
Es responsabilidad del contratista que todos los subcontratistas cumplan o superen lo exigido en el contrato. Es decir, que los bienes y servicios que aportan se ajusten al alcance de trabajo y a la normativa vigente. El contratista también debe asegurarse de que todo el personal esté contratado según los requisitos legales aplicables.
Es fundamental implementar y sostener un sistema de inspección con su documentación. Así te aseguras de que todo el trabajo de los subcontratistas se alinee con la obra y no derive en órdenes de cambio innecesarias.
Muchas órdenes de cambio se evitan con una buena planificación antes de que arranque la obra. Y la mejor forma de planificar con precisión es con un software de presupuestos confiable.
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