Las planillas siguen cumpliendo un papel importante en muchísimas obras. A muchos les gusta su simpleza y las usan para todo tipo de cosas. Los propietarios llevan un libro de Excel con varias hojas para seguir el presupuesto, las órdenes de cambio, los compromisos y los gastos reales. Además son baratas y muchas veces gratuitas.
A primera vista, las planillas parecen el paquete completo para manejar los datos de una obra. Pero no es así. Serán fáciles de usar, pero les faltan muchas funciones esenciales para considerarlas la herramienta de referencia en la gestión de obra. Las planillas tienen limitaciones críticas que impiden sacarle todo el provecho a tus datos. Eso puede afectar seriamente el avance de tus obras, porque la comunicación efectiva se vuelve cada vez más difícil.
Por suerte hoy hay muchas opciones útiles para gestionar una obra. Herramientas como el software de cómputos y presupuestos pueden ordenar tu gestión y ayudarte a planificar mejor. Repasemos algunas de las desventajas de las planillas tradicionales y por qué te conviene elegir una solución más moderna para tus próximas obras.
Las planillas serán terreno conocido, pero sencillamente no están lo bastante integradas como para manejar obras complejas como solución única. Estas son las razones principales por las que depender de ellas está frenando a tu empresa:
En una planilla no existe un estado “actual” real de la obra. Los integrantes del equipo no actualizan el estado en tiempo real. En el momento en que cargas un dato en una planilla y la compartes, ya quedó desactualizada.
Puedes intentar guardar tus planillas en una unidad compartida para que todos accedan al mismo archivo, pero igual es difícil asegurarse de que todo esté al día. Existe el riesgo de que alguien guarde una segunda versión del archivo y cargue las novedades en uno al que nadie más tiene acceso. Esto es más frecuente todavía cuando mandas correos de “estado actual” con una copia de la planilla adjunta. En ese caso, lo más probable es que el archivo termine guardado en el escritorio de quien lo abra, y que sus actualizaciones no las vea nadie más.
Te va a costar de verdad encontrar dos planillas de gestión de obra que se parezcan. Por eso, consolidar datos de varias planillas es prácticamente imposible.
Al armar el plan de una obra es importante poder mirar hacia atrás, a obras anteriores, para hacer estimaciones precisas. Con planillas eso no pasa. Las planillas viejas muchas veces no reflejan con exactitud lo que ocurrió en obra, y puede que ni siquiera se parezcan a la que estás usando para la obra actual, mucho menos que coincidan con el formato que usan tus subcontratistas u otros involucrados.
Los estudios muestran que las planillas son propensas a los errores: casi el 90 % de las planillas contiene alguna clase de error. Esto ocurre en todos los sectores, pero impacta especialmente en las obras, por lo crucial que resulta la exactitud de las cifras en estimaciones y mediciones.
Las planillas de obra son enormes, muchas veces con miles de filas y fórmulas repartidas en varias hojas. Esos libros suelen tener decenas de errores sin detectar, que fácilmente pasan inadvertidos.
Es probable que manejes una enorme cantidad de datos vinculados a tus obras, sin importar su tamaño. Además, muchas veces necesitas compartir esa información e integrarla con datos de otros involucrados. Eso puede ser difícil cuando cada uno usa herramientas distintas para recolectar y guardar datos.
Las planillas no ayudan mucho, porque no pueden transferir información de la obra a terceros en tiempo real. También tienen dificultades considerables para recolectar y analizar datos cuando vienen de múltiples fuentes y formatos.
Dicho simple: las planillas no son adecuadas como base para gestionar tus obras. Quien dirige necesita una solución más versátil. Una que conecte a los distintos involucrados en tiempo real y les permita cargar novedades con facilidad y generar reportes de avance que mantengan informados a todos los actores críticos.
Usar un software diseñado específicamente para la construcción le da a quien dirige herramientas útiles que una planilla no ofrece. Estas son las razones más importantes por las que un software de presupuestos es la mejor opción para tus obras:
En el mercado competitivo de hoy, es esencial que una constructora lleve un registro preciso de todos sus gastos. Eso incluye costo de equipos, de materiales, costo real de mano de obra, gastos de subcontratistas y muchas otras partes del presupuesto. Llevar todo eso dentro de una planilla es engorroso. No solo son propensas al error: además es difícil encontrar la información que necesitas cuando navegas un libro gigante.
Un software de presupuestos de obra ofrece una salida bienvenida a este problema. Te permite acercarte al costo verdadero de la obra, porque proyecta con precisión el costo de la mano de obra y la cantidad total de materiales necesarios, contemplando variables y excedentes. También le permite a la empresa seguir datos importantes como materiales acopiados, faltantes pendientes y otras cuestiones de una obra reciente.
Llevar el registro de los gastos de equipos, materiales, mano de obra y el costo general de una obra exige mantenimiento constante. Un software de obra vuelve cómodo estimar esos gastos. Además de dar estimaciones precisas, facilita comunicarse y editar las obras de manera virtual. Eso mejora la capacidad de tu equipo de seguir cómo va la obra.
Cuando usas una herramienta como CostMiner, todos tus datos quedan guardados de forma segura en la nube y accedes al software desde el navegador que prefieras.
Al usar un estimador de costos de obra en lugar de una planilla, tu empresa puede armar estimaciones con procedimientos similares en cada obra nueva. Tus datos van a ser confiables y consistentes porque estás usando las mismas fórmulas, procedimientos y herramientas de estimación en todas.
Además, con herramientas como CostMiner puedes definir plantillas de presupuesto que se actualizan y sirven para consultar precios rápidamente al planificar una obra nueva. Eso te ayuda a trabajar de manera más eficiente y a evitar desvíos costosos.
Uno de los mayores problemas de usar planillas para gestionar una obra es que son estáticas, no dinámicas. Es decir, no pueden ofrecer un panorama preciso y en tiempo real de cada detalle. Una planilla resulta más útil como herramienta para recolectar datos que como herramienta para analizarlos continuamente en tiempo real y llegar a conclusiones acertadas sobre una obra que va cambiando.
Además, las planillas muchas veces no pueden identificar qué tareas están atrasadas ni darte información útil sobre tus obras en curso. El error más chico al actualizar la información puede generar un reporte de avance desactualizado, y eso lleva a confusión entre los actores clave de la obra
Una planilla puede estar bastante bien actualizada, siempre que alguien se someta a la tarea tediosa de cargar a mano la información correcta ante cada cambio. En el momento en que la planilla no se actualiza bien, queda obsoleta y se vuelve una amenaza para el avance de la obra. Lo mismo aplica a los reportes de avance.
A lo largo de una obra hay una necesidad constante de reportes de avance al día. También es importante poder armarlos rápido y sin dificultad. Esta es otra área donde un software de obra ofrece ventajas claras frente a una planilla.
Contar con una plataforma donde el avance de tu obra se actualiza sin fricción y donde puedes crear reportes sin esfuerzo es un beneficio enorme para quien dirige. Te ahorra tiempo valioso y aumenta las chances de que la obra salga bien.
Las planillas no son una opción viable para reportar desde la obra. Supongamos que estás trabajando en el lugar y necesitas mandar una novedad importante a la oficina. Si usas una planilla, tu actualización del avance se va a demorar bastante.
Las herramientas de software de obra ayudan a eliminar este problema. Con CostMiner puedes acceder a tus obras desde el navegador y enviar novedades al instante desde cualquier lugar donde tengas internet.
Está claro que las planillas no alcanzan para seguirle el ritmo a la complejidad de una obra moderna. La manera más efectiva de gestionar tus obras es usar una plataforma diseñada específicamente para la construcción, que responda a lo que hoy necesitan quienes dirigen, los capataces y las contratistas.
CostMiner ayuda a quienes trabajan en construcción a ordenar su proceso de gestión. Nuestro potente software de cómputo de cantidades y presupuestos es fácil de usar y va a poner tus obras en marcha rápido y con eficiencia.
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