Calcular el costo de una obra es más fácil de decir que de hacer. Exige equilibrar dos cosas: quedar por debajo de la competencia y sostener un buen margen. Como las obras dependen de tantos factores (ambientales, económicos, de materiales), armar un presupuesto que sea a la vez viable y rentable es todo un desafío.
Según un estudio de QuickBooks y TSheets, cerca de un tercio de las empresas constructoras no alcanza el margen que había previsto en su presupuesto, y una cuarta parte de los encuestados creía que con dos o tres presupuestos mal hechos su empresa se hundiría. Por eso es clave para tu negocio que los presupuestos sean lo más precisos posible.
Para armar un presupuesto exacto, que te deje rentabilidad y a la vez le sirva al cliente, conviene hacer bien la tarea previa e incorporar contingencias y análisis de riesgo. Por desgracia, hay quien no captura los costos reales de mano de obra y materiales, o se basa en cómputos mal hechos, y eso desbarata todo el proceso. Estos son algunos errores frecuentes al presupuestar, y qué hacer en su lugar.
Hay cosas que solo se detectan estando físicamente en el terreno. No puedes basarte en lo que te cuentan ni en suposiciones. Todo, desde la topografía y el clima hasta las dimensiones reales y el impacto ambiental, afecta la viabilidad y la rentabilidad. Vale la pena tomarte el tiempo de medir, evaluar dónde vas a acopiar y definir tu plan de acción recorriendo el lugar. ¿Hay acceso vehicular suficiente? ¿Qué riesgo hay de erosión, escurrimientos o filtraciones? ¿Se requiere alguna medida de protección ambiental?
Sin una imagen completa del terreno y sus particularidades, estás manejando a ciegas. También conviene invitar a tus subcontratistas al lugar si su trabajo se ve afectado por esas condiciones físicas.
Como dice el refrán: mide dos veces, corta una. En obras grandes pasa lo mismo. El cómputo es fundamental para planificar bien. Asegúrate de que sea preciso y completo, y que abarque mano de obra, equipos y materiales. Hasta que eso no esté, no hay forma real de estimar bien tus costos.
Hay muy buenas opciones de software que ayudan a computar e incorporar esos datos al plan de obra. Además de ahorrarte tiempo valioso, te ordenan la documentación, te permiten compartir información clave con los involucrados, contemplar variaciones y evitar errores de tipeo que después traen problemas.
En un mundo ideal podrías predecir las horas y el costo total de mano de obra de cualquier obra. Pero el mundo no es ideal, y cuesta evaluar la productividad y los costos reales hasta que la obra está bastante avanzada. Por eso conviene ser flexible con el presupuesto, pero dejando claro cuántas personas vas a necesitar, con qué nivel de experiencia y a qué valor por jornal. La gente con oficio suele rendir más pero cuesta más; la menos experimentada sale más barata pero puede tardar más, y a la larga salirte más cara.
A medida que avanza la obra puedes registrar el rendimiento y los costos diarios para nutrir presupuestos futuros. Con el tiempo vas a identificar la mezcla de perfiles, experiencia y sueldos que cada tipo de obra necesita. De nuevo: contemplar las variaciones es vital para evitar faltantes de caja y presupuestos que se inflan.
Los materiales son uno de los mayores desangres de una obra, justamente porque son difíciles de estimar. Puedes suponer que van a costar cierto valor y descubrir que no consigues la cantidad que necesitas, o que salen más caros por faltantes del mercado o variaciones locales de precio. Y como los precios cambian según el momento y el volumen, hasta tu mejor estimación puede quedar corta.
Construir una buena relación con fabricantes y proveedores te ayuda a fijar precios y a saber exactamente qué necesitas. Si algo está sin stock, tus proveedores de confianza pueden ayudarte a encontrar alternativas a un costo razonable. Y de nuevo: incorporar cómputos precisos al presupuesto evita que te quedes corto con la obra en marcha.
Un buen software de presupuestos además puede conectarse directamente con la lista de precios de tu proveedor, para que trabajes siempre con los valores más actualizados.
La ley de Murphy dice que todo lo que puede salir mal, sale mal. Así que conviene incorporar análisis de riesgo y margen de flexibilidad al presupuesto. ¿Cómo pueden afectar los factores ambientales, económicos o climáticos? ¿Hay riesgos propios de la obra que puedan generar demoras? Sumando un análisis de riesgo completo, quedas preparado para muchas sorpresas. Y estar preparado significa poder absorber costos extra si aparecen.
Incluye contingencias en tu presupuesto para cubrir imprevistos. Y ten la disposición de dejar pasar una obra si el riesgo es demasiado alto. El análisis de riesgo siempre debería ser parte central del proceso.
Los costos y el desempeño de tus obras anteriores son la mejor fuente para saber cómo presupuestar las próximas. Aun así, conviene evaluar los costos de cada obra mirando los valores de mercado actuales y lo que corresponda por inspecciones, tasas y materiales adicionales. Aunque lleves años en el rubro, las cosas cambian: no ignores los precios y las tendencias del momento.
Por lo mismo, los costos de mano de obra y materiales pueden variar según la temporada y el tipo de obra, así que hay que contemplarlo. Automatiza tu proceso con un software de cómputos y presupuestos para tener un panorama mucho más exacto y dejar de adivinar.
Errar es humano, pero no revisar el presupuesto en busca de errores simples puede arruinarte la obra. Asegúrate de armar un presupuesto detallado y preciso que contemple las variaciones posibles. Verifica dos veces las unidades de medida y comprueba que no falte nada ni quede subestimado.
Un software de presupuestos ayuda a ganar precisión y a automatizar el armado del detalle. Vale la pena tomarse el tiempo: una cotización por debajo te deja con sobrecostos, y una por encima te hace perder la obra. Revisa con cuidado que no haya errores ni inconsistencias.
Todos tus subcontratistas deberían presentar presupuestos tan detallados como el tuyo. Ambas partes tienen que entender bien el cronograma, el alcance del trabajo y los costos de mano de obra. Conviene mirar las cotizaciones de cerca para que no haya trabajos duplicados. Y siempre es buena idea invitarlos a la visita de obra, para que puedan presupuestar con precisión y estar al tanto de los cambios.
Armar presupuestos precisos, que te hagan ganar la obra y además te dejen rentabilidad, no es sencillo. Pero con trabajo previo y automatizando buena parte de lo manual, es mucho más probable evitar los errores típicos. Tanto quienes dirigen obras como los dueños de empresa ganan al sumar un software de cómputos y presupuestos a sus herramientas, porque se vuelve mucho más fácil armar presupuestos que contemplen todos los factores y preparen a la obra para los imprevistos. Cuanto más preciso sea el plan, más probable es que ganes el trabajo, lo termines en tiempo y lo hagas rentable.
El software de presupuestos de CostMiner no solo te saca de encima una tarea difícil y lenta: también te permite entregar presupuestos rápidos y precisos. Y con la obra en marcha, ayuda a que todo funcione y a mantener el presupuesto bajo control. Al implementarlo, tu obra se vuelve más productiva y eficiente, y le garantizas a tu cliente el mejor trabajo posible sin perder de vista tu rentabilidad. Escríbenos para conocer cómo ahorrar tiempo y dinero en tu próxima obra.
